按CIF或CFR条件成交时，卖方应及时办理租船订舱工作，如系大宗货物，需要办理租船手续;如系一肌杂货则需洽订舱位，各外贸公司洽订舱位需要填写拖运单，托运单是托运人根据合同和信用证条款内容填写的向船公司或其代理人办理货物托运的单证，船方根据托运单内容，并结合航线，船期和舱位情况，如认为可以承运，即在托运单上签章，留存一份，退回托运人一份，至此，订舱手续即告完成，运输合同即告成立。
船公司或其代理人在接受托运人的托运申请之后，即发给托运人装货单，凭以办理装船手续，装货单的作用有三:一是通知托运人已配妥××船舶、航次，装货日期，让其备货装船，二是便于托运人向海关办理出口申报手续，三是作为命令船长接受该批货物装船的通知。
货物装船以后，船长或大副则应该签发收货单，即大副收据作为货物已装妥的临时收扰，托运人凭此收据即可向船公司或其代理人交付运费并换取正式提单，如收货单上有大副经注，换取提单时应将大副批注在提单上。
后关
出口货物在装船出运之前，需向海关办理报关手续，出口货物办理报关时必须填写出口货物报关单，必要时还需要提供出口合同副本，发票，装箱单，重量单，商品检验证书，以及其它有关证件，海关查验有关单据后，即在装货单上盖章放行，凭以装船出口。
投保
凡按CIF条件成交的出口合同，在货物装船前，卖方应及时向中国人民保险公司办理投估手续，出口货物投保都是逐笔办量，投保人应填制投保单，将货物名称，保险金额，运输路线，运输工具，开航日期，投保险别等一一列明，为了简化投保手续，也可利用出口货物明细单或货物出运分析单来代替投保单，保险公司接受投保后，即签发保险单或保险凭证。
制单结汇
按信用证付款方式成交时，在出口货物装船发运之后，外贸公司应按照信用证规定，及时备妥缮制的各种单证，并在信用证规定的交单有效期内交银行办理议付和结汇手续。在制单工作中，必须高度认真和十分细致勤勤恳恳实做到“单证（信用证）相符”和“单单一致以利及时，安全收汇，
在办理议付结汇时，通常提交的单据有下列几种:
汇票
汇标一般都是开具一 式两份，只要其中一份讨讫，则另一份即自动失效。
发票
商业发票简称发票，是卖方开立的载有货物的名称，数量。价格等内容的清单，是买卖双方凭以交接货物和结算货款的主要单证，也是办理进出口后关，纳税所不可缺少的单证之一。
在托收方式下，发票内容应按合同规定并结合实际装货情况填制，在信用证付款方式下，发票内容应与信用证的各项规定和要求相符，如信用证仙规定由买方负担的选港费或港口拥挤费等费用，可加在发票总额内，并允许凭本证一并向开证行收款，卖方可照此办理，但应注意，发票总金额不得直过信用证规定的最高金额，因按银行惯例，开证行可以拒绝接受超过信用证所许可金额的商业发票。
海关发票
在
国际贸易中，有些进口国家要求国外出口商按进口国海关规定的格式填写海关发票，以作为估价完税，或征收差别待遇关税，或征收反倾销税的依据。此外，也可供编制统计资料之乒。
填写海关发票时，必须格外注意下列事项，
各国使用的海关发票，都有其特定的格式，不得混用。
凡海关发票与商业发票上共有的项目和内容，必须一致不得互相矛盾。
对“出口国国内市场价格“一栏，应按有关规定审慎处理，因为，其价格的高低是进口国海关作为是否片收反倾销税的重要依据。
如售价中包括运费或包括运费和保险费，应分别列明FOB价运费，保险费各多少，FOB价加运费应与CFR货值相等，FOB价加运费和保险费应与CIF货值相等。
海关发票的签字人和证明人不能为同一个人，他们均以个身份签字，而且必须手签才有效。
领事发票
有些进口国家要求国外出口商必须向该国海关提供该国领事签证的发票，其作用与海关发票基本相似，各国领事签发领事发票时，均需收取一定的领事签证费有些国家规定了领事发票的特定格式，屯有些国爱规定可在出口商的发票上由该国领事签证。
厂商发票
厂商发票是出口厂商所出具的以本国货币计算价格，用来证明出口国国内市场的出厂价格的发票，其作用是供进口国海关估价，核税以及征收反倾销税之用，如国外来证要求提供厂商发票，应参照海关发票有关国内价格的填写办法处理。
提单
提单是各种单据中最重要的单据，它是确定承运人和托运人双方权利与义务，责任与豁免的依据，各船公司所负责制的提单格式各不相同但其内容大同小异，其中包括承运人，托运人，收货人通知人的名称，船名，装卸港名称，有关货物和运费的记载以及签发提单的日期，地点及份数等
保险单
按CIF条件成交时，出口商应代为投保并提供保险单，保险单的内容应与有关单证的内容衔接。例如:保险险别与保险金额，应与信用证的规定相符;保险单上的船名，装运港目的港，大约开航日期以及有关货物的记载，应与提单内容相符;保险单的签发日期不得晚于提单日期，保险单上的金额，一般应相当于发票金额加一成的金额，
产地证明书
有些不使用海关发票或领事发票的国家，要求出口商提供产地证明书，以便确定以进口货物应征收的税率，产地证明书一般由出口地的公证行或工商团体签发，在我国，通常由中国进出口商品检验局或中国贸促会签发。
普惠制单据
新西兰，日本，加拿大和欧共体等20多个国家给我国以普惠制待遇，凡向这些国家出口的货物，须提供普惠制单据，作为对方国家海关减免关税的依据，对各种普惠制单据内容的填写，应符合各个项目的要求，不能填错，否则，就有可能丧失享受普惠制待遇的机会。
检验证书
检验证书包括品质检验证书，重量检验证书。数量检验证书，兽医检验证书，卫生检验证书，价值检验证书和残损检验证书等，窨提供何种检验证书，应事先在检验条款中作出明确规定。
装箱单和重量单
装臬单又称花色码单，它列明每批货物的逐件花色搭配;重量单则列明每件货物的净重和毛重，这两种单据可用来补充商业发票内容的不足，便于进口国海关检验和核对货物，
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